Factsheet ALV Online

Door de huidige beperkingen voor bijeenkomsten is het vanaf 16 maart 2020 mogelijk om de ALV met behulp van online middelen uit te voeren. Alvonline.nl voorziet in de complete verzorging van de online middelen voor uw Algemene Ledenvergadering.

Uw ALV online

Wat betekent dat?

Een online ALV is geen gewone ALV. Het is een digitale oplossing om besluitvorming te kunnen laten plaatsvinden, zodat u aan uw statutaire verplichtingen kunt voldoen en /of zodat de voortgang van uw vereniging niet staakt.

Zie de online ALV daarom als een praktische oplossing voor besluitvormig en niet, zoals u wellicht gewend bent, een gelegenheid voor ontmoeting, uitgebreide kennisdeling en discussie. Een ALV die online wordt gehouden is vooral nuttig en daarmee kort en effectief.

Wat mag er?

Op basis van de spoedwetgeving kunnen besluiten, ook als dat niet in de statuten is bepaald, op afstand en dus digitaal genomen worden.

Juridisch kader[1]:

Met de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid (de “Spoedwet“) wordt (tijdelijk) een oplossing geboden. De oplossing die de Spoedwet biedt voor (onder meer) verenigingen, is tweeledig:

  1. Het wordt mogelijk om een volledig digitale ALV te houden.
  2. De termijn waarbinnen de ALV de jaarrekening dient vast te stellen, kan door het bestuur met maximaal vier maanden worden verlengd.

De Spoedwet maakt digitaal vergaderen door de ALV mogelijk. Het bestuur van de vereniging is bevoegd te besluiten een dergelijke digitale ALV uit te roepen. De Spoedwet stelt, in het kader van zorgvuldige vergadering en besluitvorming, enkele voorwaarden aan deze mogelijkheid tot digitaal vergaderen:

a. De ALV moet door de leden en vergadergerechtigden (hierna: “leden”) te volgen zijn via een elektronisch communicatiemiddel.

b. Leden moeten uiterlijk 72 uur voor de ALV in de gelegenheid zijn gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over onderwerpen die op de agenda staan.

c. De vragen van leden moeten uiterlijk tijdens de ALV worden beantwoord en deze antwoorden moeten toegankelijk gemaakt worden voor de leden, bijvoorbeeld via de website of een email.

d. Tijdens de ALV moeten vragen van leden zo goed mogelijk worden beantwoord, tenzij dit redelijkerwijs niet mogelijk is.

Indien niet aan sub c. en sub d. is voldaan, dan tast dit de rechtsgeldigheid van de in de ALV genomen besluiten niet aan. Mocht bijvoorbeeld een verbinding tijdens de ALV niet goed werken of mocht een lid door andere redenen niet goed of niet volledig deel kunnen nemen aan de digitale ALV, dan heeft dit geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van besluiten die tijdens de ALV zijn genomen.

Op grond van de Spoedwet kan het bestuur aldus bepalen dat leden géén toegang hebben tot de ALV en wordt het vereiste van het houden van een fysieke vergadering (tijdelijk) verlaten.

Elektronisch stemmen

De Spoedwet maakt het mogelijk dat, indien statuten niet in de mogelijkheid tot elektronisch stemmen voorzien, het bestuur kan bepalen dat het stemrecht kan worden uitgeoefend door middel van een elektronisch communicatiemiddel. Een statutenwijziging is hiervoor niet vereist. Ook krijgt het bestuur de bevoegdheid om te bepalen dat stemmen, die voorafgaand aan de ALV door middel van een elektronisch communicatiemiddel zijn uitgebracht, gelijk worden gesteld met stemmen die tijdens de digitale ALV worden uitgebracht.

Oproeping

Het bestuur dient bij de oproeping te vermelden dat de ALV digitaal zal worden gehouden. Indien de oproeping al heeft plaatsgevonden en de Spoedwet treedt in de huidige vorm in werking, is het bestuur gehouden tot uiterlijk 48 uur voorafgaand aan de ALV op dezelfde wijze als de oproeping aan de leden kenbaar te maken dat de ALV digitaal zal plaatsvinden. Wanneer leden hulp nodig hebben om digitaal deel te kunnen nemen dienen zij hierbij door of namens het bestuur te worden geholpen om dit mogelijk te maken.

Hoe pakken wij dat aan?

Met alvonline.nl bieden wij een faciliteit om, conform genoemde voorwaarden uw ALV digitaal te laten plaatsvinden. Dat betekent:

Van te voren:

  • Informatie over de digitale ledenvergadering en steminstructie t.b.v. de leden.
  • Leden ontvangen een persoonlijke link en inloggegevens
  • Begeleiding voor bestuurders bij voorbereiding
  • Gestelde vragen betreffende de stukken – met antwoorden – door leden, in de periode voorafgaand aan de ALV te raadplegen in de gepersonaliseerde verenigingsomgeving.
  • Afstemming met bestuur over de termijn waarop vóór de ALV (desgewenst) amendementen op de vergaderstukken nog kunnen worden doorgevoerd.
  • Draaiboek voor een gestructureerd verloop van de voorbereiding

Tijdens de digitale ALV:

  • Opname en uitzending vanuit onze professionele studio in Nijkerk.
  • Wij bieden een beveiligde omgeving en werken conform AVG-bepalingen.
  • Stukken beschikbaar in de gepersonaliseerde verenigingsportal.
  • Begeleiding voor bestuurders tijdens de ledenvergadering.
  • Live chat met leden en polls.
  • Leden kunnen digitaal stemmen (voor, tegen, neutraal of onthouding).
  • Uitslag stemming in een anonieme presentatie beeld (in percentages).
  • Organisatorisch moderator (van MOS) aanwezig tijdens de vergadering.
  • Draaiboek voor een gestructureerd verloop van de vergadering.

Lees hier de voorwaarden

Tips voor een geslaagde digitale ALV

Voor een soepel verloop van uw digitale ledenvergadering:

  • Beperk het aantal bestuursleden tot het hoogstnoodzakelijke. Mogelijk volstaat het dat de voorzitter de online ALV begeleidt en de besluitvorming laat plaatsvinden. (De bestuursvertegenwoordiging stemmen wij met u af.)
  • Schets in uw openingswoord de context waarin de vergadering plaatsvindt en hoe het verloop van de vergadering zal zijn (leg back-up scenario voor stemming uit).
    U ontvangt hiervoor van ons de tekst.
  • Behandel agendapunten die essentieel zijn en waarvan de behandeling op een digitale wijze mogelijk is (punten die voldoende uitgediscussieerd en rijp voor besluitvorming zijn).
  • Geef in de agenda aan welke punten ter besluitvorming worden voorgelegd (en welke bijvoorbeeld informatief van karakter zijn).
  • Informeer leden dat zij alleen op voorhand inhoudelijke vragen kunnen stellen.
    Informatie daarover leveren wij aan (ten behoeve van de uitnodiging voor de ALV).
  • Betrek een inhoudelijk moderator (vaak de verenigingsmanager/-directeur) die vragen (in de live chat) beoordeelt en selecteert (en desgewenst beantwoordt).
  • Wij doen met u een zgn. ‘dry run’ om te oefenen voordat de ALV begint.

Aanbieding

Graag doen wij u een aanbieding op maat voor een volledig verzorgde digitale ALV van een uur [2] in een professionele studio inclusief:
– instructie voor leden en bestuur,
– vragen van leden,
– antwoorden toegankelijk in een gepersonaliseerde verenigingsomgeving,
– organisatorische moderator tijdens de vergadering en
– (technische) begeleiding.  

Bel ons op 033 – 247 3400 of mail naar info@alvonline.nl

Tot slot

Verlenging termijn vaststellen jaarstukken[3]

De wet bepaalt dat het bestuur van de vereniging de jaarstukken binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar van een vereniging opmaakt en ter inzage legt voor de leden, behoudens verlenging van deze termijn met ten hoogste 4 maanden door de algemene vergadering op grond van bijzondere omstandigheden. De jaarrekening dient vervolgens vastgesteld te worden door de algemene vergadering uiterlijk 1 maand na afloop van de hiervoor bedoelde termijn van 6 maanden (dan wel 10 maanden met verlenging). Dit betekent dat de jaarrekening in principe uiterlijk in 31 juli zou moeten worden vastgesteld.

Gelet op de huidige omstandigheden zou dit voor sommige verenigingen niet haalbaar zijn. Zoals hiervoor beschreven maakt de Spoedwet het mogelijk ALV’s digitaal te houden en de jaarstukken vast te stellen. Mocht een vereniging een digitale ALV niet kunnen organiseren (bijvoorbeeld vanwege het aantal leden), dan biedt de Spoedwet de mogelijkheid dat het bestuur de termijn van 6 maanden met ten hoogste 4 maanden kan verlengen. Deze bevoegdheid wordt hiermee van de algemene vergadering verlegd naar het bestuur. In dat geval dient de algemene vergadering uiterlijk 30 november de jaarrekening vast te stellen.

Kortom: de Spoedwet biedt op twee punten ruimte voor verenigingen in het kader van het vaststellen van de jaarrekening, zowel middels het houden van een digitale ALV als middels het verlengen van de wettelijke termijn door het bestuur in plaats van door de algemene vergadering.

Ook voor stichtingen is voorzien in een regeling in de Spoedwet inhoudende dat de termijn van 6 maanden door het bestuur kan worden verlengd met ten hoogste 4 maanden.

[1]Bron: vandoorne.com

[2] Dat kan ook in twee maal een half uur met 15 minuten pauze.

[3] Bron: vandoorne.com